Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data (database) yang termasuk ke dalam jenis Relational Data Base and Management System (RDBMS). Ciri – ciri RDBMS yaitu sebagai berikut :
Data Definition (DD)
Disebut sebagai Data Definition karena setiap data (table yang akan dibuat) harus di definisikan dahulu jenis tipe datanya. Sehingga table yang terbentuk menjadi data yang benar sesuai konsep database. Contohnya : Tabel Master.
Data Manipulation (DM)
Data Manipulation berarti bahwa setiap data yang ada dapat dimanipulasikan seperti seleksi kolom, objek, function dan sebagainya. Contohnya : Query Data.
Data Control (DC)
Sebagai Data Control berarti bahwa setiap data yang ada dapat dikontrol sehingga data tersebut tetap aman (terkendali). Contoh : Form, Tombol Command Button, Hak Akses dan lain sebagainya.
Microsoft Access terdiri dari berbagai arsitektur seperti berikut :
Table: merupakan tempat membuat tabel data master atau data yang didefinisikan.
Query: berfungsi untuk menampilkan data dari data master sesuai dengan kriteria tertentu atau dengan formula (function).
Form berfungsi sebagai interface (tampilan layar) untuk memudahkan proses transaksi.
Report: berfungsi untuk menampilkan laporan – laporan dari data master untuk dicetak ke printer.
Pages: berfungsi untuk membuat halaman (form) dalam web page yang dapat diakses oleh browser.
Macros: berisi function – function untuk mengotomatisasi perintah – perintah yang sering digunakan.
Modules: merupakan area pemrograman yang digunakan untuk mengoptimalkan pembuatan aplikasi.
KONSEP DATABASE
Character: merupakan bagian dari data yang terkecil dapat berupa karakter numerik, symbol, huruf.
Field: yaitumerepresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukan suatu item dari data.
Record: yaitu serangkaian field yang saling berhubungan.
Table: yaitu kumpulan record data.
Database: yaitu kumpulan table yang saling berhubungan dalam membentuk suatu system.
TIPE DATA
1. Text : Dapat menerima huruf, angka (yang tidak dikalkulasi), spasi dan tanda
baca. Dapat menampung data sebanyak 255 karakter.
2. Number : Berisi data bilangan (biasanya dikenakan operasi aritmetika).
a. Byte 0 s/d 255
b. Integer - 32768 s/d 32767
c. Long Integer - 2147483648 s/d 2147483647
3. Date/Time : Data tanggal dan Jam. Kurun waktu mulai tahun 100 s/d 9999
4. Memo : Sama seperti tipe Text. Dapat menampung data sebanyak 65535
karakter.
5. Currency : Data mata uang.
6. AutoNumber : Data bilangan yang berurutan (default sistem)
7. Yes/No : Yes = True atau No = False
8. Ole Object : Data yang dikaitkan (linked) atau disisipkan (embedded) ke dalam
Microsoft Access seperti gambar, grafik, dokumen dan sebagainya.
9. Hyperlink : Dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) agar bisa terkait dengan
objek / data yang tersimpan dilokasi tertentu.
10.Lookup Wizard : Memilih data dari Fields table atau nilai dalam Combo Box.
Membuka File Database
Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan. Selain membuka jendela database yang pernah dibuat Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong dengan cara Klik menu file, pilih New atau pada Toolbars klik tombol new. Apabila Anda membuka jendela database baru maka jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.
Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut :
1. Pilih File -> Open dari Menu Bar
2. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database
3. Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O
Menutup File Database
Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file, simpan seluruh data yang pernah Anda buka. Untuk menutup file database, Anda dapat menggunakan salah satu llangkah berikut ;
1. Klik File ->Close pada Menu Bar
2. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W
3. Klik icon Close pada Menu Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database
Menutup Program Ms-Access
Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini :
a. Klik File ->Exit pada menu Bar
b. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4
c. Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database.
Mempersiapkan Aplikasi Program Ms-Access
PROYEK MEMBUAT PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU
1. Buka aplikasi Microsoft Access
2. Klik File New
3. Pilih Blank Database
4. Create nama file database
Membuat Tabel
Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu:
1. Create table in design view
2. Create table by using wizard
3. Create table bya entering data
Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in Design View. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1.Tampilan awal create table in design view
2.Klik 2 x create table in design view
3.Masukan nama-nama field
4.Tentukan primary Key
5.Setelah itu klik close pada pojok kanan atas
6.Klik yes, lalu beri nama tabel kemudian klik OK
7.Hasil dari pembuatan table akan tampil pada database yang sudah dibuat
Menentukan Primary Key
Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.
2. Klik tombol toolbar Design.
3. Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key
4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.
Menambah Field
1. Buka file à Pilih Table Daftar
2. Pilih Design View
3. Sisipkan field baru caranya sama dengan membuat field pertama kali.
4. Klik Field Ket à Klik Menu Insert à rows
5. Masukan nama field baru
6. Kemudian klik close dan Save OK
Input data record
Setelah mengikuti ketentuan dalam membuat table, langkah selanjutnya adalah memasukan data Record, yang dilakukan dengan melalui jendela Data Sheet View dari sebuah table. Selain itu dapat juga dilakukan proses Editting data yaitu proses penambahan data record, memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record.
Prosedur yang dilakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :
Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan.
Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :
a. Tekan Tombol icon Open pada area kerja kemudian Tekan tombol enter
b. Klik Ganda pada nama tabel
c. Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil.
Setelah Anda jalankan salah satu perintah tersebut di atas maka akan tampil jendela data Sheet dari tabel yang masih kosong
Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda buat pada jendela desain View.
Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheet view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1) Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah satu perintah berikut :
a. Pilih perintah Delete dari menu Edit
Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,
b. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
c. Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil plih perintah delete Record.
2) Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampil
kotak Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar-benar ingin menghapus
Record dan tombol No apabila ingin membatalkan proses penghapusan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar